Le aspettative degli eShopper sulle spedizioni si alzano di anno in anno: una ricerca di Convery mostra che il 95% di chi acquista online si aspetta che i problemi delle spedizioni si risolvano mentre la merce è ancora in transito e durante il tempo di consegna dichiarato al momento dell’ordine.*
In questo articolo scritto per noi dai nostri partner di Qapla’ scopriamo come l’automazione dei processi di spedizione sia fondamentale per risparmiare tempo, non incappare in errori e rendere felice il cliente.
Ottimizzare la stampa delle etichette di spedizione e delle liste di prelievo
In prima battuta, occorre raccogliere in modo preciso tutti gli ordini provenienti dai vari canali di vendita (sito o siti web, marketplace, shop sui social media). Per preparare gli ordini in uscita servirà stampare una lista di prelievo degli articoli ordinati da fornire a chi lavora in magazzino, per conoscere l’ordine con cui prelevarli e collocarli nelle giuste scatole. Generalmente queste liste sono corredate da barcode che aiutano i magazzinieri nel caso di utilizzo di palmari o similari.
Una piattaforma di gestione degli ordini e delle spedizioni come Qapla’ può automatizzare queste operazioni. Che tu venda tramite un CMS, un sito proprietario o un marketplace, potrai connetterlo direttamente a una piattaforma di questo tipo in modo che questa importi gli ordini direttamente in tempo reale e renda possibile la creazione della picking list o lista di prelievo e anche il documento di trasporto (DDT).
Il tempo medio impiegato per preparare un pacco dipende da vari fattori naturalmente, tra cui la complessità dell’ordine, il settore merceologico, la dimensione e l’organizzazione dell’azienda. Per gli ordini standard con prodotti già confezionati e pronti per la spedizione, il tempo di preparazione può essere relativamente breve, in media da 5 a 15 minuti per ordine. Tuttavia, per gli ordini che richiedono assemblaggio, personalizzazione o imballaggio speciale, il tempo necessario può essere più lungo, anche diverse ore per ordine.
Questo dispendio di tempo può essere ridotto a partire da uno dei passaggi più delicati e potenzialmente fonte più probabile di errori: la creazione delle etichette di spedizione.
Trasportatori diversi possono richiedere formati di stampa diversi e dati differenti. In molte aziende viene scaricata la lista degli ordini dai CMS o dai marketplace, controllata e caricata sui siti dei corrieri scelti. In alcuni casi, si creano le etichette una per una.
Connettendo l’eCommerce a un software per la gestione delle spedizioni gli ordini di tutti i canali sono importati direttamente e visibili su un’unica dashboard, da cui è possibile stampare massivamente le etichette in 3 click.
Una piattaforma di gestione delle spedizioni agisce come ponte di collegamento tra i canali di vendita e i corrieri: quando si stampa l’etichetta, i dati della spedizione vengono trasmessi al corriere selezionato, che si attiverà per il prelievo.
Con Qapla’ è possibile scegliere di utilizzare le API proprietarie per automatizzare la stampa delle lettere di vettura ogni qual volta riceverai un ordine sullo shop, senza dover nemmeno entrare in piattaforma.
Le aziende che utilizzano sistemi automatizzati per la gestione degli ordini, l’inventario e l’imballaggio possono ridurre notevolmente il tempo di preparazione dei pacchi.
L’automazione dei processi può consentire al team non solo di evitare errori di trascrizione, ma anche di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto per migliorare la Delivery Experience del cliente con un’assistenza proattiva.
Ad ogni ordine il suo corriere: funziona di pre-assegnazione automatica dei corrieri per ogni spedizione
Se utilizzi più di un corriere, saprai qual è il più conveniente o più rapido per la spedizione in destinazioni specifiche (ad esempio quelle che i trasportatori definiscono “località disagiate” come paesi montani, isolati o su alcune isole) o per alcune dimensioni dei colli.
Questa scelta viene spesso effettuata manualmente per ogni spedizione, con gran consumo di tempo e il rischio di sbagliare. Anche questa procedura può essere completamente automatizzata.
Con un software come Qapla’ puoi selezionare facilmente i criteri di assegnazione delle spedizioni ai tuoi corrieri in base a:
- CAP di destinazione;
- peso;
- importo del contrassegno.
Il merchant può decidere quale regola prevale sulle altre. Queste possono essere settate in modo diverso a seconda del Paese di destinazione e possono essere naturalmente modificate nel corso del tempo.
Nel momento in cui viene importato un nuovo ordine, la spedizione che verrà creata sarà assegnata in automatico al corriere che soddisfa i criteri prestabiliti. Ad esempio, se il merchant decide di spedire gli ordini superiori ai 3 kg con un determinato corriere, troverà gli ordini con un peso superiore a quella soglia già associati a quel trasportatore, con le lettere di vettura già pronte per essere stampate. Prima della trasmissione potrai comunque controllare e eventualmente modificare l’assegnazione.
Questo sistema permette di ottimizzare i costi di spedizione avendo il contratto con più corrieri, senza impattare sul tempo speso per la preparazione degli ordini.
Verifica automatica degli indirizzi di spedizione
Può capitare che gli acquirenti digitino male l’indirizzo di consegna, di conseguenza le spedizioni possono finire in giacenza o non vengono generate.
Il cliente può lamentarsi di una cattiva esperienza anche se l’errore non è imputabile all’eCommerce. Ecco che un servizio di verifica automatica degli indirizzi prima della creazione delle etichette può venire in aiuto.
Su Qapla’ è possibile attivare questa funzionalità che utilizza Google Maps per controllare la correttezza dei CAP e dell’esistenza degli indirizzi. Un alert avverte l’operatore in caso di errori dopo l’importazione degli ordini, nella fase precedente alla generazione delle spedizioni.
In questo modo, il team di Customer Care potrà contattare il cliente per verificare qual è l’indirizzo corretto ed evitare di creare una spedizione che avrebbe riscontrato necessariamente dei problemi.
Monitoraggio delle spedizioni su un unico pannello
Un’altra attività time-consuming e a bassa efficienza coinvolge il controllo delle spedizioni, una volta che sono state assegnate e prese in carico dai corrieri. Ogni trasportatore comunica gli status di spedizione con un proprio linguaggio, dunque le informazioni a disposizione del merchant non sono coerenti tra loro.
Convogliare tutti gli ordini su un’unica piattaforma ti consente anche di uniformare i dati trasmessi dai trasportatori e, soprattutto, di controllare tutto da un’unica schermata.
Potrai così accorgerti tempestivamente dei problemi che insorgono e adoperarti con il corriere per risolverli prima ancora che i clienti se ne accorgono. Tramite un sistema di filtri potrai visualizzare in un attimo le spedizioni “critiche”.
Questo cambierà l’operatività del Customer Care, che non dovrà più tenere sott’occhio più finestre e vedrà ridursi sensibilmente le chiamate di assistenza dei clienti.
L’adozione di uno strumento completo come Qapla’ può aiutarti a automatizzare tutte le operazioni viste oltre a portarti un passo avanti nella Delivery Experience del cliente, con una gestione semplificata dei resi, la possibilità di generare spedizioni verso punti di ritiro e illimitate possibilità di personalizzazione delle comunicazioni sul tracking, dove potrai inserire messaggi commerciali e di marketing per aumentare la fidelizzazione.